مرحبًا بكم في بوابة مشاريع موسسه الزهرا الخیریه
به پورتال پروژه‌های موسسه خیریه الزهرا خوش آمدید

📘 SYSTEM MANUAL: Grant Completion Report Submission (English)

Subject: 📢 Guide: How to Submit Your Final Project Documents 

Hello Team 👋 

To make project reporting faster and easier, we have upgraded our document collection system. You no longer need to send multiple emails or worry about organizing your files! 

We are now using a streamlined, automated web form. Here is your quick guide on how to use the new system to submit your Completion Reports, Case Studies, and Final Photos. 

🔗  Step 1: Look for your Custom Link 

When a project is ready for its final documents, you will receive a reminder message from us (via the PM Telegram Bot 📱 or Email 📧). 

This message will contain a custom upload link specifically generated for your project. 

• Example: https://projects.zahratrust.com/project-upload-form/?code=IQE-GEN-26078 

📁  Step 2: Prepare Your Files 

Before clicking the link, please ensure your files are ready on your computer 💻 or phone 📱: 

• Completion Report: Must be saved as PDF. 

• Case Study: Must be saved as PDF. 

• Final Photos: Can be JPEG or PNG. 

🌐  Step 3: Open the Form 

Click the link provided in your reminder message. 

✨ The Magic Part: Because you clicked your custom link, the system will automatically lock in your exact Project Code in the background! You do not need to type the Project Code or worry about making a typo. 

📤  Step 4: Upload Your Documents 

Once the form is open, simply upload your files into the correct boxes: 

1. 📄 Upload the Completion Report: Click the box to select your PDF. 

2. 📄 Upload the Case Study: Click the box to select your PDF. 

3. 📸 Upload Final Photos: You can select multiple photos at once! Just highlight all the photos you want to send and drag them into the upload box. 

🚀  Step 5: Submit and Wait 

Click the Submit button at the bottom of the page. 

⚠️ Important: If you are uploading a lot of high-quality photos, it may take a minute or two to upload. Do not close the page until you see the green “Success / Thank You” message on your screen! 

✅ Once you see the success screen, you are completely finished. The system will automatically organize your files and notify the management team that your project is complete. 

💡  Quick Troubleshooting Tips 

• ⏳ “The form is taking a long time to load or submit.” → Please ensure you are connected to a stable Wi-Fi network, especially when uploading dozens of large photos. 

• 🔄 “I uploaded the wrong file by mistake.” → Do not worry. Just reach out to your PM coordinator, and we can easily swap the file out for you. 

📨 If you have any questions or need help using the new form, please reach out. 

📘 راهنمای سیستم: ارسال گزارش تکمیل پروژه 

موضوع: 📢 راهنما: چگونه اسناد نهایی پروژه خود را ارسال کنید 

سلام تیم 👋 

برای سریع‌تر و آسان‌تر شدن گزارش‌دهی پروژه‌ها، سیستم جمع‌آوری اسناد خود را ارتقا داده‌ایم. دیگر نیازی به ارسال چندین ایمیل یا نگرانی درباره سازماندهی فایل‌ها ندارید! 

ما اکنون از یک فرم وب خودکار و ساده‌سازی‌شده استفاده می‌کنیم. در ادامه راهنمای سریع شما برای استفاده از سیستم جدید جهت ارسال Completion Reports، Case Studies و Final Photos آورده شده است. 

🔗  مرحله ۱: لینک اختصاصی خود را پیدا کنید 

زمانی که یک پروژه برای ارسال اسناد نهایی آماده باشد، یک پیام یادآوری از طرف ما (از طریق PM Telegram Bot 📱 یا ایمیل 📧) دریافت خواهید کرد. 

این پیام شامل یک لینک آپلود اختصاصی است که به‌طور ویژه برای پروژه شما ساخته شده است. 

• مثال: https://projects.zahratrust.com/project-upload-form/?code=IQE-GEN-26078 

📁  مرحله ۲: فایل‌های خود را آماده کنید 

پیش از کلیک روی لینک، لطفاً مطمئن شوید فایل‌های شما روی کامپیوتر 💻 یا گوشی 📱 آماده هستند: 

• Completion Report: باید به صورت PDF ذخیره شود. 

• Case Study: باید به صورت PDF ذخیره شود. 

• Final Photos: می‌توانند JPEG یا PNG باشند. 

🌐  مرحله ۳: فرم را باز کنید 

روی لینک ارسال‌شده در پیام یادآوری کلیک کنید. 

✨ بخش جادویی: از آنجا که از لینک اختصاصی خودتان استفاده کرده‌اید، سیستم به‌طور خودکار Project Code دقیق شما را در پس‌زمینه ثبت می‌کند! نیازی نیست Project Code را تایپ کنید یا نگران اشتباه تایپی باشید. 

📤  مرحله ۴: اسناد خود را آپلود کنید 

وقتی فرم باز شد، به‌سادگی فایل‌های خود را در باکس‌های مربوطه آپلود کنید: 

1. 📄 آپلود Completion Report: روی باکس کلیک کنید و فایل PDF خود را انتخاب کنید. 

2. 📄 آپلود Case Study: روی باکس کلیک کنید و فایل PDF خود را انتخاب کنید. 

3. 📸 آپلود Final Photos: می‌توانید چند عکس را همزمان انتخاب کنید! کافی است همه عکس‌های موردنظر را انتخاب و آن‌ها را به داخل باکس آپلود بکشید. 

🚀  مرحله ۵: ارسال و انتظار 

روی دکمه Submit در پایین صفحه کلیک کنید. 

⚠️ مهم: اگر تعداد زیادی عکس با کیفیت بالا آپلود می‌کنید، ممکن است یک یا دو دقیقه طول بکشد. صفحه را نبندید تا زمانی که پیام سبز “Success / Thank You” روی صفحه ظاهر شود! 

✅ پس از مشاهده صفحه موفقیت، کار شما کاملاً تمام شده است. سیستم به‌طور خودکار فایل‌های شما را سازماندهی می‌کند و به تیم مدیریت اطلاع می‌دهد که پروژه شما تکمیل شده است. 

💡  نکات سریع رفع اشکال 

• ⏳ «بارگذاری یا ارسال فرم خیلی طول می‌کشد.» ← لطفاً مطمئن شوید به یک شبکه Wi-Fi پایدار متصل هستید، مخصوصاً هنگام آپلود ده‌ها عکس حجیم. 

• 🔄 «به اشتباه فایل اشتباهی را آپلود کردم.» ← نگران نباشید. کافی است با PM coordinator خود تماس بگیرید تا فایل را به‌راحتی برایتان جایگزین کنیم. 

📨 اگر سؤالی دارید یا برای استفاده از فرم جدید به کمک نیاز دارید، لطفاً با ما تماس بگیرید. 

AR  –  النسخة العربية 

📘 دليل النظام: تقديم تقرير إتمام المنحة 

الموضوع: 📢 الدليل: كيفية تقديم مستندات مشروعك النهائية 

مرحباً بالفريق 👋 

لجعل تقديم تقارير المشاريع أسرع وأسهل، قمنا بترقية نظام جمع المستندات لدينا. لم تعد بحاجة إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة أو القلق بشأن تنظيم ملفاتك! 

نحن نستخدم الآن نموذج ويب مؤتمت ومبسّط. إليك دليلك السريع حول كيفية استخدام النظام الجديد لتقديم Completion Reports و Case Studies و Final Photos. 

🔗  الخطوة 1: ابحث عن الرابط المخصص لك 

عندما يصبح المشروع جاهزاً لتقديم مستنداته النهائية، ستصلك رسالة تذكير منّا (عبر PM Telegram Bot 📱 أو البريد الإلكتروني 📧). 

ستحتوي هذه الرسالة على رابط تحميل مخصص تم إنشاؤه خصيصاً لمشروعك. 

• مثال: https://projects.zahratrust.com/project-upload-form/?code=IQE-GEN-26078 

📁  الخطوة 2: جهّز ملفاتك 

قبل النقر على الرابط، يُرجى التأكد من أن ملفاتك جاهزة على جهاز الكمبيوتر 💻 أو الهاتف 📱: 

• Completion Report: يجب حفظه بصيغة PDF. 

• Case Study: يجب حفظه بصيغة PDF. 

• Final Photos: يمكن أن تكون بصيغة JPEG أو PNG. 

🌐  الخطوة 3: افتح النموذج 

انقر على الرابط المرسل في رسالة التذكير. 

✨ الجزء السحري: لأنك نقرت على الرابط المخصص لك، سيقوم النظام تلقائياً بتثبيت Project Code الخاص بك في الخلفية! لا حاجة لكتابة Project Code أو القلق بشأن الأخطاء الإملائية. 

📤  الخطوة 4: قم بتحميل مستنداتك 

بمجرد فتح النموذج، قم ببساطة بتحميل ملفاتك في الخانات الصحيحة: 

4. 📄 تحميل Completion Report: انقر على الخانة لاختيار ملف PDF. 

5. 📄 تحميل Case Study: انقر على الخانة لاختيار ملف PDF. 

6. 📸 تحميل Final Photos: يمكنك تحديد صور متعددة في وقت واحد! ما عليك سوى تحديد جميع الصور التي تريد إرسالها وسحبها إلى خانة التحميل. 

🚀  الخطوة 5: الإرسال والانتظار 

انقر على زر Submit أسفل الصفحة. 

⚠️ مهم: إذا كنت تقوم بتحميل الكثير من الصور عالية الجودة، فقد يستغرق الأمر دقيقة أو دقيقتين. لا تُغلق الصفحة حتى تظهر رسالة “Success / Thank You” الخضراء على شاشتك! 

✅ بمجرد ظهور شاشة النجاح، تكون قد انتهيت تماماً. سيقوم النظام تلقائياً بتنظيم ملفاتك وإبلاغ فريق الإدارة بأن مشروعك قد اكتمل. 

💡  نصائح سريعة لحل المشكلات 

• ⏳ «النموذج يستغرق وقتاً طويلاً للتحميل أو الإرسال.» ← يُرجى التأكد من اتصالك بشبكة Wi-Fi مستقرة، خاصةً عند تحميل العشرات من الصور الكبيرة. 

• 🔄 «قمت بتحميل ملف خاطئ عن طريق الخطأ.» ← لا تقلق. فقط تواصل مع PM coordinator الخاص بك، ويمكننا بسهولة استبدال الملف لك. 

📨 إذا كانت لديك أي أسئلة أو تحتاج إلى مساعدة في استخدام النموذج الجديد، يُرجى التواصل معنا.